Cẩm nang xuất nhập khẩu này gom những việc phải làm từ lúc chốt đơn đến khi hàng rời cảng. Bạn cần xác định mã HS, điều kiện giao hàng, thuế, giấy phép và bộ chứng từ trước khi đặt chỗ. Làm đúng thứ tự giúp lô hàng bớt lưu kho, sửa tờ khai hoặc chờ bổ sung giấy. Mỗi khoản phát sinh cần có người duyệt.
Cẩm nang xuất nhập khẩu dành cho lô thương mại đầu tiên
Một lô hàng không bắt đầu tại cửa khẩu. Nó bắt đầu khi hai bên thống nhất tên hàng, quy cách, giá, xuất xứ và trách nhiệm giao nhận.
Mình thường chia công việc thành sáu chặng. Mỗi chặng phải có người phụ trách và mốc chốt tài liệu rõ ràng.
- Kiểm tra chính sách mặt hàng: Tra mã HS dự kiến, lệnh cấm, giấy phép và kiểm tra chuyên ngành.
- Chốt hợp đồng: Ghi đủ mô tả hàng, số lượng, đơn giá, tiền tệ, Incoterms và điều khoản thanh toán.
- Chuẩn bị vận chuyển: Đặt chỗ, lấy lịch tàu hoặc chuyến bay, xác nhận cut-off và yêu cầu đóng gói.
- Hoàn thiện chứng từ: Đối chiếu hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn và chứng nhận xuất xứ.
- Khai hải quan: Truyền tờ khai, nộp thuế, xử lý phân luồng và kiểm tra thực tế nếu có.
- Nhận hoặc giao hàng: Lấy lệnh giao, làm thủ tục cảng, kéo hàng và lưu hồ sơ sau thông quan.
Điều kiện thương mại quyết định ai trả cước và chịu rủi ro tại từng điểm. Bạn có thể xem hệ thống quy tắc tại tài liệu Incoterms trước khi đàm phán.
Ví dụ, FOB phù hợp khi người mua chủ động thuê tàu. CIF khiến người bán lo cước và bảo hiểm đến cảng đích. DDP đặt nhiều nghĩa vụ thuế và giao hàng lên người bán.
Đừng chọn điều kiện chỉ vì đối tác đã dùng nhiều năm. Hãy vẽ đường đi của hàng và ghi tên bên trả từng khoản.
| Điều kiện | Điểm chuyển rủi ro chính | Bên thuê chặng quốc tế | Lưu ý thực hành |
|---|---|---|---|
| EXW | Tại cơ sở người bán | Người mua | Người mua khó đứng tên thủ tục xuất tại vài thị trường |
| FCA | Khi giao cho người chuyên chở | Người mua | Hợp với hàng container hơn FOB |
| FOB | Khi hàng ở trên tàu | Người mua | Dùng cho vận tải biển hoặc thủy nội địa |
| CIF | Khi hàng ở trên tàu tại cảng đi | Người bán | Bảo hiểm tối thiểu không đồng nghĩa bảo hiểm mọi rủi ro |
| DAP | Tại điểm đến, chưa dỡ hàng | Người bán | Người mua thường lo nhập khẩu và thuế |
| DDP | Tại điểm đến đã thỏa thuận | Người bán | Phải kiểm tra khả năng nộp thuế tại nước nhập |
Bộ hồ sơ, mã HS và trị giá tính thuế
Bộ chứng từ phải kể cùng một câu chuyện về lô hàng. Sai một ký tự ở tên người nhận cũng có thể làm chậm khâu lấy lệnh.
Commercial Invoice thể hiện người bán, người mua, mô tả, đơn giá và tổng trị giá. Packing List cho biết số kiện, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì và kích thước.
Hợp đồng thường ghi điều kiện thanh toán, khiếu nại và Incoterms. Vận đơn đường biển dùng Bill of Lading, còn đường hàng không dùng Air Waybill.
Chứng nhận xuất xứ được gọi tắt là C/O. Mẫu phù hợp có thể giúp hưởng thuế ưu đãi theo hiệp định, nhưng phải đáp ứng quy tắc xuất xứ.
Tên hàng trên hóa đơn không nên quá chung như “phụ kiện” hoặc “linh kiện”. Nên ghi vật liệu, công dụng, model, nhãn hiệu và tình trạng mới hay đã qua sử dụng.
Mã HS gồm các cấp phân loại. Sáu số đầu có tính hài hòa quốc tế, còn biểu thuế trong nước có thể chi tiết đến tám số.
Chọn mã theo bản chất hàng, cấu tạo và công dụng chính. Không lấy mã chỉ vì mức thuế thấp hơn hoặc vì nhà cung cấp ghi trên invoice.
Hồ sơ kỹ thuật hữu ích gồm catalogue, ảnh nhãn, thành phần, sơ đồ hoạt động và datasheet. Với vải, cần biết tỷ lệ sợi, kiểu dệt và định lượng g/m².
Trị giá hải quan thường khởi đầu từ giá giao dịch. Sau đó, doanh nghiệp xem xét cước, bảo hiểm, phí bản quyền và khoản điều chỉnh theo quy định.
Một file đối chiếu nên có năm cột: tên thương mại, mô tả khai báo, mã HS dự kiến, căn cứ phân loại và thuế suất.
Thuế nhập khẩu được tính trên trị giá tính thuế và thuế suất. Thuế giá trị gia tăng thường tính sau khi cộng thuế nhập khẩu cùng các sắc thuế liên quan.
Ví dụ minh họa, trị giá tính thuế là 200 triệu đồng. Thuế nhập khẩu 10% tạo khoản thuế 20 triệu đồng. Nếu VAT 10%, phần VAT là 22 triệu đồng.
Con số thật còn phụ thuộc mã HS, xuất xứ và thời điểm đăng ký. Bạn phải tra biểu thuế đang hiệu lực trước khi lập dự toán.
Quy trình khai báo và xử lý ba luồng hải quan
Trước lúc truyền tờ khai, người khai cần kiểm tra loại hình và cơ quan đăng ký. Nhập kinh doanh thường dùng mã A11, còn xuất kinh doanh thường gặp B11.
Loại hình không phải ô chọn cho đủ. Nó ảnh hưởng quản lý thuế, chính sách mặt hàng và cách theo dõi nguyên liệu về sau.
- Nhận pre-alert: Lấy invoice, packing list, vận đơn nháp, lịch đến và thông báo hàng đến.
- Kiểm tra manifest: So tên tàu, số chuyến, số container, số seal và người nhận.
- Khai dữ liệu: Nhập mã loại hình, mã HS, trị giá, thuế suất, cảng và giấy phép.
- Truyền chính thức: Hệ thống cấp số tờ khai rồi phản hồi kết quả phân luồng.
- Nộp nghĩa vụ tài chính: Nộp thuế điện tử và kiểm tra trạng thái hạch toán.
- Hoàn tất thông quan: Xuất trình hồ sơ hoặc hàng hóa theo yêu cầu của công chức.
- Lấy hàng: Đổi lệnh, đăng ký cảng, thanh lý và bố trí xe vào lấy.
Luồng xanh thường được chấp nhận trên hệ thống sau khi hoàn thành thuế. Cơ quan hải quan vẫn có quyền kiểm tra sau thông quan.
Luồng vàng yêu cầu kiểm tra hồ sơ. Người khai chuẩn bị bản điện tử hoặc bản giấy theo chỉ dẫn, rồi giải trình điểm chưa thống nhất.
Luồng đỏ gồm kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng. Tỷ lệ kiểm có thể là 5%, 10% hoặc toàn bộ, tùy quyết định nghiệp vụ.
Khi mở container, cần đăng ký vị trí, nhân công và thiết bị nâng hạ. Số seal sau kiểm tra phải được ghi nhận để tránh tranh chấp.
Thời điểm cut-off rất dễ bị bỏ sót ở hàng xuất. Có thể có cut-off chứng từ, cut-off bãi và hạn khai báo cân xác nhận VGM.
VGM là khối lượng toàn bộ container đã đóng hàng. Thiếu dữ liệu này, hãng tàu có thể từ chối xếp container lên tàu.
Với hàng nhập, hãy theo dõi free time. Khoảng miễn lưu container và miễn lưu bãi không phải lúc nào cũng trùng nhau.
Hiệp định tạo thuận lợi thương mại của Tổ chức Thương mại Thế giới nhấn mạnh minh bạch và đơn giản hóa thủ tục biên giới. Chủ hàng vẫn phải giữ bằng chứng cho từng khai báo.
Thời gian, chi phí và cách chặn lỗi phát sinh
Một dự toán tốt phải tách cước vận chuyển khỏi phí địa phương. Giá cước thấp chưa chắc tạo tổng chi phí thấp.
| Công việc hoặc khoản phí | Mốc tham khảo | Điểm cần xác nhận |
|---|---|---|
| Chuẩn bị chứng từ cơ bản | 1–3 ngày làm việc | Chờ catalogue hoặc C/O có thể lâu hơn |
| Khai và xử lý luồng xanh | Vài giờ đến 1 ngày | Thuế phải được hạch toán |
| Kiểm tra hồ sơ luồng vàng | 1–2 ngày làm việc | Phụ thuộc chất lượng giải trình |
| Kiểm hóa luồng đỏ | 1–3 ngày làm việc | Cần vị trí, nhân lực và lịch kiểm |
| Phí lệnh giao hàng | Tính theo vận đơn | Hỏi VAT và phí thanh toán |
| Phí THC | Tính theo container | Khác theo cỡ 20 feet hoặc 40 feet |
| Lưu container, lưu bãi | Tính theo ngày | Giá thường tăng theo từng nấc ngày |
| Kiểm dịch hoặc kiểm tra chất lượng | Theo hồ sơ, mẫu hoặc lô | Có thể phát sinh lấy mẫu và thử nghiệm |
Cước biển thường biến động theo tuần. Phụ phí có thể gồm THC, CIC, vệ sinh container, seal, handling và phí chứng từ.
Hàng không thường tính theo chargeable weight. Số cân tính cước là giá trị lớn hơn giữa cân thực và cân thể tích.
Một công thức hay gặp là dài × rộng × cao theo cm rồi chia 6.000. Hãng hoặc tuyến khác có thể dùng hệ số khác.
Ba lỗi mình gặp nhiều đều có cách chặn từ trước. Lỗi mã HS xuất hiện khi bộ phận mua hàng chỉ gửi tên gọi nội bộ.
Cách xử lý là yêu cầu catalogue và thành phần trước khi hàng chạy. Trường hợp còn tranh luận, doanh nghiệp cân nhắc xác định trước mã số.
Lỗi thứ hai là C/O sai tiêu chí hoặc sai thông tin vận tải. Hãy kiểm bản nháp theo invoice và vận đơn trước khi cấp bản chính.
Lỗi thứ ba là khai sai số kiện hoặc trọng lượng. Nhân viên kho cần chốt phiếu cân và biên bản đóng hàng trước giờ cut-off.
Một checklist trước truyền nên có các mục sau:
- Mã số thuế và tên pháp lý của hai bên khớp chứng từ.
- Mã loại hình phù hợp mục đích mua bán hoặc sản xuất.
- Mã HS có hồ sơ giải thích và mức thuế đã kiểm tra.
- Đơn vị tính trên invoice khớp đơn vị khai báo.
- Số kiện, cân nặng và số container trùng packing list.
- Điều kiện giá được khai đúng khoản phải cộng hoặc trừ.
- Giấy phép, kết quả kiểm tra chuyên ngành còn hiệu lực.
- C/O đúng mẫu, tiêu chí xuất xứ và thời hạn nộp.
- Tiền thuế đã vào đúng tài khoản và đúng mã cơ quan.
- Lịch xe lấy hàng nằm trong free time đã xác nhận.
Nên khóa quyền sửa dữ liệu sau khi duyệt chứng từ. Một hệ thống có nhật ký thay đổi giúp truy ra người sửa, giờ sửa và phiên bản trước.
Hãy nối mã đơn hàng với tờ khai và vận đơn. Tham khảo cách tổ chức dữ liệu từ MONA Software nếu quy trình đang nằm rải rác ở nhiều bảng tính.
Bài trong chuyên mục
Bạn có thể đọc thủ tục hải quan cơ bản cho doanh nghiệp mới để đi sâu vào hồ sơ, truyền tờ khai và xử lý phân luồng.
Cẩm nang chuyển phát nhanh từ lúc nhận đến phát hàng giải thích cân quy đổi, mã vận đơn và cách đối soát bưu gửi.
Cẩm nang vận chuyển hàng hóa theo từng phương thức giúp bạn chọn đường bộ, biển, hàng không hoặc đường sắt.
Cẩm nang đóng gói và bảo quản theo tính chất hàng trình bày vật liệu, thao tác chèn lót và kiểm tra kiện trước khi bàn giao.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới có bắt buộc thuê đại lý hải quan không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể tự khai khi có chữ ký số, tài khoản hệ thống và nhân sự nắm nghiệp vụ. Thuê đại lý phù hợp khi lô đầu có giấy phép, nhiều mã HS hoặc dễ kiểm hóa. Dù thuê ngoài, chủ hàng vẫn nên duyệt mã, trị giá và chứng từ trước khi truyền.
Mã HS của nhà cung cấp nước ngoài có dùng nguyên được không?
Không nên dùng nguyên mà chưa kiểm tra. Sáu số đầu thường có tính hài hòa, nhưng phân nhóm chi tiết và chính sách trong nước có thể khác. Bạn cần đối chiếu cấu tạo, công dụng, chú giải HS và biểu thuế Việt Nam. Catalogue kỹ thuật là căn cứ hữu ích hơn tên hàng viết tắt.
Thông quan rồi có được bỏ hồ sơ lô hàng không?
Không. Cơ quan quản lý có thể kiểm tra sau thông quan và yêu cầu chứng minh khai báo. Bạn nên lưu hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O, giấy phép, chứng từ thanh toán và hồ sơ phân loại. File điện tử cần có tên thống nhất, quyền truy cập và bản sao dự phòng.
Làm sao giảm rủi ro phát sinh phí lưu container?
Hãy lấy thông báo hàng đến sớm, kiểm chứng từ trước ngày tàu cập và nộp thuế điện tử đúng tài khoản. Bạn cũng cần xác nhận riêng thời gian miễn lưu container và miễn lưu bãi. Nếu hàng phải kiểm chuyên ngành, đăng ký hồ sơ trước khi hàng đến để tránh chờ mẫu.
Lô hàng nhỏ có cần đọc cẩm nang xuất nhập khẩu không?
Có, vì giá trị nhỏ không loại bỏ yêu cầu về chính sách mặt hàng. Một mẫu thử vẫn có thể cần giấy phép, khai báo hoặc kiểm tra chuyên ngành. Hãy dùng cẩm nang xuất nhập khẩu như danh sách kiểm tra, rồi xác minh quy định đang hiệu lực trước khi gửi.